Reengenharia dos processos de negócio

A comunicação entre colaboradores de uma empresa, ao mesmo tempo em que é capaz de ser ágil, eficiente e esclarecedora, torna-se facilmente um empecilho para os colaboradores, podendo ficar horas ociosos esperando para repassar um comunicado/informação ou simplesmente perder informações ao decorrer dos processos internos e externos, quando não automatizados. Se você já percebeu o quão aperfeiçoável pode se tornar esse diálogo, entre duas ou mais partes, está na hora de conhecer melhor a reengenharia de processos de negócios.

O termo reengenharia é sinônimo de boas práticas, é a intervenção por meio do redesenho fundamental de processos-chave de negócio, busca alcançar melhorias significativas de desempenho. Tornou-se muito popular durante os anos 90 e foi colocada em prática principalmente pelas mais ambiciosas empresas norte americanas, que buscavam permanecer no mercado ou ter maior competitividade.

“(…) um redesenho de processos, que envolve a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da organização”. – Stair e Reynolds (2002, p.39)

Exemplo:

Um processo interno para solicitar compras, que pode necessitar mais de 3 etapas para ser concluído, passando pelo solicitante, pelo gerente/aprovador, pelo pedido de orçamentos e pela compra, ou seja, há um intervalo de tempo entre essas ações que é passível de melhorias.

Para realizar essas melhorias é possível utilizar o Gerenciador de processos (BPM) onde em um ambiente leve e intuitivo, com apenas alguns cliques é possível configurar formulários, prazos e responsabilidades de cada colaborador.

 BPM (Business process management):

O BPM é o meio por onde uma reengenharia de processos de negócio pode ser feita, trata-se de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações. A finalidade desta ferramenta é automatizar tarefas que  são efetuadas mais de uma vez, podendo analisar melhor o processo como um todo, recebendo feedbacks em tempo real e sentindo o feeling do seu andamento.

Gargalos:

Gargalo é o termo usado para representar impasses durante o deferimento do processo, podem ocorrer por vários motivos e são grandes empecilhos da produtividade de uma corporação com processos defasados.

Mas como detectar esses entraves?

Simples, basta responder as respectivas perguntas:

1.      O meu processo possui confirmações desnecessárias?

2.      Os meus recursos suprem o solicitado?

3.      Existe algo que ajude a perpetuar falta de desempenho?

4.      O processo possui uma finalidade clara?

5.      A regra de negócio é a mais adequada e eficiente?

Melhoria contínua:

O sucesso do tema “Reengenharia de Processos de negócio” em boa parte é devido à melhoria contínua do processo. Com a sua frequente monitorização e utilização é possível avaliar pontos a melhorar, e nesse aspecto o que o diferencia do modelo antigo, não digital, é a sua manutenibilidade, ou seja, a capacidade de realizar melhorias significativas no processo apenas com uma alteração na modelagem ou regra de negócio. Os feedbacks dos participantes diretos ou indiretos, sejam colaboradores da empresa, fornecedores ou clientes são extremamente importantes para avaliar a eficácia da lógica empregada na criação do processo.

Melhoria de Processos:

Não confundir Melhoria de Processos com Automação de Processos, embora sejam quase sinônimos.

Pode-se  definir o que é melhoria de processos da seguinte maneira:

Melhoria de processos, consiste na análise do processo como se encontra no seu estado atual, para detectar ineficiências que necessitam de melhoria.

Para otimizar tarefas é necessário verificar se a mesma realmente é ineficiente, descobrir as causas de gargalos com as 5 perguntas anteriores, verificar se existem problemas de comunicação, entre pessoas ou entre sistemas computacionais, melhorar a relação com o cliente e verificar se as regras do negócio podem ser melhoradas.

É extremamente importante conciliar os conceitos de Reengenharia de Processos com os de Melhoria de Processos, pois, por se tratar de um “sucessor” a melhoria de processos traz pontos positivos ao cenário como um todo. A ideia de não inativar totalmente os processos antigos, mas sim de remodelagem é proveniente da Melhoria de processos. Em contrapartida se os processos antigos forem pouco eficazes ou se tem um desejo de inovar e ter um real destaque no mercado é necessário quebrar paradigmas, e muitas vezes, deve-se criar do zero.

Por fim, alguns autores inferem que é possível conciliar as duas metodologias para ter uma maior taxa de sucesso, ou seja, é necessário estudar o que se deve refazer, que é pouco eficiente e desvantajoso para ser melhorado, o que reutilizar melhorando alguns pontos e o que criar do zero para automatizar ainda mais tarefas.

Independente da metodologia empregada, seja considerada mais radical como redefinir por completo seus processos, mais conservadoras como um simples aprimoramento ou uma boa automatização dos processos, suprima as necessidades que essa mudança digital necessita.