Digitalização, Digitização ou Transformação Digital?

Você provavelmente já ouviu falar em transformação digital e digitalização. Mas você sabe o que é digitização? Se ficou com dúvidas sobre a diferença entre estes três termos, este artigo é para você!

Digitização, essa palavra existe?

Nos últimos anos, um novo termo, aparentemente escrito de forma errada, começou a ser usado pelas organizações: digitização. Normalmente este termo está envolvido em atividades de revisão de processos e de inovação de negócios.

O termo ainda não está disponível na maioria dos dicionários de língua portuguesa. Como veremos a seguir, a ideia de digitização é bem diferente de digitalização, termo já antigo e conhecido de todos nós.

Digitização x Digitalização & Transformação digital

Apesar da escrita semelhante, a ideia de digitização é bem diferente da de digitalização, termo já bem difundido no meio empresarial. Descubra agora o que significa cada um desses termos e a importância de incorporar práticas de digitalização, digitização e transformação digital no seu negócio!

O que é digitização?

A digitização é uma palavra que vem do termo digitalization, em inglês. Ela refere-se ao processo de transformar o negócio em digital, o que exige mudanças no seu modelo de negócios e fluxo de valor. Para isso, a organização aproveita novos processos, sistemas, ferramentas e meios de colaboração, mudando a sua forma de atuar e tornando os processos mais inteligentes.

 

Digitização é diferente de digitalização

Portanto, em vez de envolver apenas a passagem de dados físicos para o formato digital, como é o caso da digitalização, a digitização modifica profundamente a estrutura, processos e estratégia do negócio. A empresa abre mão das suas estruturas para atuar em uma plataforma online.

Em um mercado cada vez mais dinâmico e conectado, ela pode ser o processo de que a sua empresa precisa para ganhar um diferencial competitivo e se destacar no mercado. Ela auxilia na redução de custos e traz inovação para a empresa. Além disso, esse processo permite que a sua estratégia se alinhe às necessidades atuais do mercado consumidor.

Porém, apenas 9% das empresas (dado de 2016) têm potencial para ser digitizadas. Portanto, é preciso rever os processos e a estrutura da organização para que a transformação seja efetuada. A expectativa é de que, em cinco anos, esse número passe para 72%.

 

O que é transformação digital?

A transformação digital (digital transformation) é um processo no qual as empresas utilizam o que há de mais tecnológico na atualidade para aumentar a produtividade. E consequentemente, potencializar os seus resultados. Ela consiste em um processo amplo, no qual a tecnologia passa a ocupar um lugar central na organização.

Portanto, a transformação digital pode envolver digitalização e/ou digitização, mas vai além disso. Nesse processo, a empresa faz uso de ferramentas e metodologia de análises de dados tecnológicas — como o Big Data, Business Intelligence, People Analytics, entre outros — para aumentar o seu desempenho e gerar ainda mais valor para os seus clientes.

Ela envolve quatro pilares essenciais que demonstram os principais objetivos da transformação digital no negócio:

1.      melhoria da eficiência dos processos internos;

2.      melhoria da experiência do cliente;

3.      aumento da inovação tecnológica na organização;

4.      geração de valor e vantagem competitiva para a empresa.

Quais são os impactos da transformação digital na empresa?

Adotar a transformação digital permite que a sua empresa aumente a lucratividade do negócio, reduza custos, aumente a produtividade da equipa e traga soluções cada vez mais inovadoras para os clientes.

Ela envolve uma revolução completa na forma como você trabalha e disponibiliza produtos para os clientes, sendo necessário muita pesquisa e planeamento para implementá-la na empresa.

Agora que você já entende o que é digitalização, digitização e transformação digital, leve esses conceitos para sua empresa agora mesmo!

Ganhe vantagem competitiva!

Estar alinhado às solicitações do mercado e do mundo digital no qual o negócio está inserido é essencial para ganhar vantagem competitiva e levar a sua empresa ao sucesso.

Portanto, estude os seus processos e descubra como esses três conceitos podem ser implementados na sua empresa para potencializar os seus resultados.

Ficou alguma dúvida, quer dar uma sugestão ou contar a sua experiência com a tecnologia na sua organização? Então deixe um comentário abaixo! Estou ansioso para entender como este texto te ajudou a transformar a sua empresa em um negócio de sucesso!

Reengenharia dos processos de negócio

A comunicação entre colaboradores de uma empresa, ao mesmo tempo em que é capaz de ser ágil, eficiente e esclarecedora, torna-se facilmente um empecilho para os colaboradores, podendo ficar horas ociosos esperando para repassar um comunicado/informação ou simplesmente perder informações ao decorrer dos processos internos e externos, quando não automatizados. Se você já percebeu o quão aperfeiçoável pode se tornar esse diálogo, entre duas ou mais partes, está na hora de conhecer melhor a reengenharia de processos de negócios.

O termo reengenharia é sinônimo de boas práticas, é a intervenção por meio do redesenho fundamental de processos-chave de negócio, busca alcançar melhorias significativas de desempenho. Tornou-se muito popular durante os anos 90 e foi colocada em prática principalmente pelas mais ambiciosas empresas norte americanas, que buscavam permanecer no mercado ou ter maior competitividade.

“(…) um redesenho de processos, que envolve a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação e valores da organização, objetivando uma guinada nos resultados dos negócios da organização”. – Stair e Reynolds (2002, p.39)

Exemplo:

Um processo interno para solicitar compras, que pode necessitar mais de 3 etapas para ser concluído, passando pelo solicitante, pelo gerente/aprovador, pelo pedido de orçamentos e pela compra, ou seja, há um intervalo de tempo entre essas ações que é passível de melhorias.

Para realizar essas melhorias é possível utilizar o Gerenciador de processos (BPM) onde em um ambiente leve e intuitivo, com apenas alguns cliques é possível configurar formulários, prazos e responsabilidades de cada colaborador.

 BPM (Business process management):

O BPM é o meio por onde uma reengenharia de processos de negócio pode ser feita, trata-se de uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações. A finalidade desta ferramenta é automatizar tarefas que  são efetuadas mais de uma vez, podendo analisar melhor o processo como um todo, recebendo feedbacks em tempo real e sentindo o feeling do seu andamento.

Gargalos:

Gargalo é o termo usado para representar impasses durante o deferimento do processo, podem ocorrer por vários motivos e são grandes empecilhos da produtividade de uma corporação com processos defasados.

Mas como detectar esses entraves?

Simples, basta responder as respectivas perguntas:

1.      O meu processo possui confirmações desnecessárias?

2.      Os meus recursos suprem o solicitado?

3.      Existe algo que ajude a perpetuar falta de desempenho?

4.      O processo possui uma finalidade clara?

5.      A regra de negócio é a mais adequada e eficiente?

Melhoria contínua:

O sucesso do tema “Reengenharia de Processos de negócio” em boa parte é devido à melhoria contínua do processo. Com a sua frequente monitorização e utilização é possível avaliar pontos a melhorar, e nesse aspecto o que o diferencia do modelo antigo, não digital, é a sua manutenibilidade, ou seja, a capacidade de realizar melhorias significativas no processo apenas com uma alteração na modelagem ou regra de negócio. Os feedbacks dos participantes diretos ou indiretos, sejam colaboradores da empresa, fornecedores ou clientes são extremamente importantes para avaliar a eficácia da lógica empregada na criação do processo.

Melhoria de Processos:

Não confundir Melhoria de Processos com Automação de Processos, embora sejam quase sinônimos.

Pode-se  definir o que é melhoria de processos da seguinte maneira:

Melhoria de processos, consiste na análise do processo como se encontra no seu estado atual, para detectar ineficiências que necessitam de melhoria.

Para otimizar tarefas é necessário verificar se a mesma realmente é ineficiente, descobrir as causas de gargalos com as 5 perguntas anteriores, verificar se existem problemas de comunicação, entre pessoas ou entre sistemas computacionais, melhorar a relação com o cliente e verificar se as regras do negócio podem ser melhoradas.

É extremamente importante conciliar os conceitos de Reengenharia de Processos com os de Melhoria de Processos, pois, por se tratar de um “sucessor” a melhoria de processos traz pontos positivos ao cenário como um todo. A ideia de não inativar totalmente os processos antigos, mas sim de remodelagem é proveniente da Melhoria de processos. Em contrapartida se os processos antigos forem pouco eficazes ou se tem um desejo de inovar e ter um real destaque no mercado é necessário quebrar paradigmas, e muitas vezes, deve-se criar do zero.

Por fim, alguns autores inferem que é possível conciliar as duas metodologias para ter uma maior taxa de sucesso, ou seja, é necessário estudar o que se deve refazer, que é pouco eficiente e desvantajoso para ser melhorado, o que reutilizar melhorando alguns pontos e o que criar do zero para automatizar ainda mais tarefas.

Independente da metodologia empregada, seja considerada mais radical como redefinir por completo seus processos, mais conservadoras como um simples aprimoramento ou uma boa automatização dos processos, suprima as necessidades que essa mudança digital necessita.