Automatização de processos ou automação de processos?

Automatização de processos, como o próprio nome diz, é quando se deixa de fazer alguma coisa e torna essa “coisa” automática. Ou seja, algo é executado sem a sua ajuda, sem você precisar executar. Existem diversas formas de automatizar e hoje vamos falar de automatização de processos de escritório.

O correto é automação ou automatização de processos?

A gestão dos processos é uma prática fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Com a transformação digital, a busca por tecnologias que otimizem as práticas do dia a dia é cada vez maior. Entretanto, é natural que surja uma dúvida ao lidar com o assunto. Afinal, o correto é automação ou automatização de processos?

Para esclarecer essa questão, aqui estão, as diferenças entre ambos os conceitos e quais são seus benefícios, para além de algumas dicas para implementá-los.

Automação de processos

Automação é um termo que se refere a mecanismos autorreguláveis. Em outras palavras, são ferramentas que introduzem correções no seu funcionamento sem a necessidade de uma interferência humana. Na indústria, por exemplo, essa é uma prática extremamente comum.

Sistemas de automação executam ajustes finos que reduzem a ocorrência de falhas nos processos. Um sistema de Big Data Analytics, por exemplo, recolhe dados de sensores nas máquinas para gerar relatórios que indiquem desvios na performance que possam representar um risco de quebra.

Automatização de processos

Na automatização, os sistemas precisam da interferência humana para realizarem as correções. Um bom exemplo da diferença para a automação pode ser dado pela análise de um ar-condicionado e de um ventilador.

Enquanto o primeiro (ar-condicionado) é um sistema de automação, que autorregula a temperatura de acordo com as medições que faz, o outro (ventilador) depende do homem para inserir parâmetros que guiem o seu funcionamento.

Quando a gente fala em escritórios podemos usar como exemplo o uso de um BPMS (Business Process Management System). Uma vez que o BPMS faz a automatização de processos com a ajuda de um ser humano para modelar o processo e no criar as regras daquele processo.

O que é automatização de processos em escritórios?

É muito mais simples falar de automatização de processos industriais, pois é muito mais visível. Quando falamos em automatizar uma linha de produção, logo se deve pensar nas linhas de produção de carros, cheio de máquinas e robôs executando as tarefas.

Agora, falar de automatização de processos em escritórios parece algo tão abstrato, não é verdade? Então, de forma simples e resumida, a automatização de processos em escritórios ocorre quando utilizamos uma ferramenta tecnológica para gerir as nossas tarefas e facilitar o nosso dia a dia. Através de integrações com sistemas, ela toma a frente dos processos, enviando tarefas automáticas quando for necessário executar por algum funcionário, emitindo alertas de prazos, avisos de entregas à gerência e muito mais.

Por que eu devo automatizar as atividades do meu escritório?

Também de forma simples e resumida, o principal objetivo da automatização de processos em escritórios é diminuir a execução humana de tarefas operacionais. Assim você e a sua equipa podem se dedicar a questões mais estratégicas, além de melhorar a eficiência do processo. Com a automatização você consegue:

·         Reduzir erros e falhas

·         Reduzir custos

·         Melhorar a produtividade

·         Ganhar agilidade

·         Melhorar a comunicação entre as diferentes áreas

·         Centralizar informações

·         Identificar gargalos

·         Etc…

Dessa forma, as suas atividades na empresa ficam muito mais organizadas. Você elimina o risco de atrasar um projeto por estar perdido no meio de um processo confuso, no qual você não identifica bem quem são os responsáveis por cada etapa, ou com pouca informação, por exemplo. Assim, você passa a ter um processo muito mais inteligente no seu dia a dia. Um processo que trabalhe para você e não o contrário.

Benefícios para a empresa

O primeiro ponto a ser destacado por ambas as estratégias é a otimização dos processos. Mesmo com a automatização, que exige interferência humana, os processos são executados em ciclos que permitem uma melhoria contínua no desempenho.

As falhas humanas tendem a diminuir e a qualidade, por sua vez, é crescente. Além disso, um ponto que chama a atenção é que automatizar traz uma redução de custos de forma significativa.

Não é à toa que robôs e softwares estão cada vez mais presentes em diversos setores do mercado. Mesmo empresas que atuam no ambiente digital têm procurado implementar sistemas de atendimento automático (chatbots, por exemplo).

Porém, os benefícios vão ainda mais longe. A implementação de sistemas de automatização é fundamental para qualquer empresa que visa  adotar uma cultura inovadora. Com ferramentas mais eficientes, sua marca tende a se melhor posicionar no mercado, à frente dos concorrentes que pararam no tempo.

Para complementar, os processos tornam-se mais integrados entre si. A transformação digital e a Indústria 4.0 são bons exemplos disso. A tendência é que, cada vez mais, atividades passem por um processo de automação que unifique os sistemas da empresa.

Primeiros passos

A implementação de métodos de automação ou automatização deve começar por mudanças internas básicas. Realizar um mapeamento de processos, por exemplo, ajuda a identificar pontos passíveis de automação. Monitorizar e registrar as ações, principalmente na relação com o cliente, é outro ponto fundamental.

O próximo passo é verificar as soluções tecnológicas disponíveis no mercado que atendem às suas necessidades. Isso não significa necessariamente substituir equipamentos. É possível investir em soluções digitais que integrem processos e otimizem a sua execução.

Automação ou automatização são escolhas que dependerão das características de cada processo da sua empresa. Mas, que estas inovações trazem um caminhão de benefícios isso ninguém mais pode duvidar.

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